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就活コラム
COLUMN

就活で企業へのメールを送る時間は何時まで?送り方とマナー|例文あり

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就活で企業へのメールを送る際のマナーを解説します。

就活では、企業とメールでやり取りする機会が出てきます。

その際に気を付けなければいけないのがマナーです。

「企業へのメールを送るときのビジネスマナーがわからない」と就活直前になって焦る就活生は多いです。

就活メールを送るマナーにはどのようなものがあるかを事前に把握してから、就活をはじめましょう。

目次

  1. 就活中の企業へのメール送信時間は何時がベスト?
  2. 【時間帯別】就活で企業へのメールを送る場合の最適な時間
  3. 就活メールを送るときに気をつけるべきビジネスマナー
  4. 【就活シーン別】就活生から企業へのメール例文
  5. まとめ:就活メールは適した時間にマナーを守って送る

就活中の企業へのメール送信時間は何時がベスト?

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就活メールは基本的に迅速な対応をすることが一番です。

そのときの相手の状況やメールの内容によって対応すべきスピードや時間帯、添えるべき言葉は変わってきます。

採用担当者はそれぞれの時間帯にどういった状況にあるのかを解説します。

 

企業へのメール返信は迅速にしよう

大前提として「返信は迅速に」という基本的なマナーを押さえておきましょう。

メールのやりとりをスムーズにおこなうということは、就活自体をスムーズに進めることにつながるからです。

とくに、説明会や面接の時間調整といったスケジュール調整に関わる内容のメールは、できるだけ早く返信をしましょう。

 

相手のスケジュールを意識しよう

メールの返信が遅いことは、就活に不利になることに直結します。

採用担当者は多くの就活生の相手をし、スケジュールを組んでいるからです。

あなたの返信が遅ければ遅いほど、その間に別の学生が空いている枠を取っているということになります。

説明会や面接の時間指定や時間変更は学生同士の競争です。

少なくともメールを受けてから24時間以内には返信をするようにしましょう。

【時間帯別】就活で企業へのメールを送る場合の最適な時間

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就活生の視点では社会人の生活スケジュールは想像しにくいです。

採用担当者側の事情について、時間帯ごとに紹介していきます。

社会人の事情を想像できる、好印象な就活生を目指しましょう。

 

午前中に企業へのメールを送る場合に考えられる相手の事情

就活メールを送る時間は朝イチがおすすめです。

メールチェックの時間に一番目につきやすいのが、「メールボックスを開いたときに一番上にあるメール」だからです。

また、午前中はまだ疲れがたまっておらず頭がすっきりとしている時間帯ですので、仕事に集中しやすい時間帯でもあります。

9時始業の企業であれば、9時より少し前にメールを送ってみるのがよいでしょう。

一般的にメールボックスは新しく受信したものがどんどん上に表示されていくからです。

 

午後に企業へのメールを送る場合に考えられる相手の事情

午前中を過ぎてしまった場合には昼休みの時間帯に送ることをおすすめします。

昼休みに送ったものは昼食後にチェックするメールボックスの上の方に表示され、午後一番に見てもらえる可能性が高いからです。

しかし、午前中と比べると仕事にさまざまな動きが出始めたり、打ち合わせがいくつもあったりして、朝よりも自分の時間を取りづらい傾向にあります。

午後に就活生が企業へのメールを送るのは、午前中にメールをすることがどうしても間に合わなかった場合のみにしましょう。

 

深夜・早朝に企業へのメールを送る場合に考えられる相手の事情

ビジネスマナーにのっとれば、基本的には深夜や早朝に企業の人へ連絡をするのは避けるのが望ましいです。

返信が来る可能性はありますが、印象は悪くなってしまうからです。

深夜や早朝にも働いている場合、当然ですが相手は疲れています。

どうしてもその時間にしかメールできない場合は「夜分遅くに申し訳ございません」などの言葉を入れましょう。

「本当はこの時間に送るのは良くないという常識を知っている」ということ、「挨拶がきちんとできる」ということが理解してもらえます。

就活メールを送るときに気をつけるべきビジネスマナー

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就活生が送る企業へのメールでは、時間帯に気を配るだけでなく、ビジネスマナーも必ず守りましょう。

ビジネスの場以外では書くことのない宛名や署名、読みやすさなど、気をつけるべきポイントがあります。

礼儀正しくマナーの守れる学生という印象を持ってもらうために、ポイントを確認していきましょう。

 

件名は簡潔にわかりやすく

用件がすぐにわかるような件名をつけるよう意識しましょう。

採用担当者は多くの学生とやり取りをしており、1日に多くのメールが届くからです。

たとえば「説明会参加日程のご相談【A大学・山田花子】」など、シンプルで明瞭な件名を心がけましょう。

メールに返信をする場合は、何についての返信かがわかる状態が望ましいため、件名は「Re:○○」のままで問題ありません。

 

宛名と署名を必ず添える

就活メールでは、冒頭にまず宛名を書くことがルールです。

宛名とは「相手の企業名」「部署名」「名前」を指し、ここでメールが誰に対してのものなのかを明確にします。

また、企業へのメールの最後には署名を入れ、自分の「氏名」「所属」「連絡先」を記載しましょう。

署名を毎回書くのは時間がかかりますので、テンプレートを事前に作成しておくとよいです。

相手の情報に間違いがあると失礼に当たります。

また、自分の情報を間違えるとうまく連絡が取れなくなってしまう可能性があります。

書き終えた後、必ず誤字脱字のチェックを行いましょう。

 

本文には必要な要素を漏れなく盛り込む

メール本文は要点を絞り、言いたいことを明確にしましょう。

内容が分かりづらく言いたいことが伝わらないと、どんなメールも台無しになってしまいます。

また、視覚的な見やすさを作るには適度に改行をすることがコツになります。

読んですぐに内容を理解し対応してもらえるよう、要点は絞って言いたいことを明確にしましょう。

 

敬語表現を正しく使用する

就活で企業へのメールを送るときは、正しい敬語表現の使用を徹底しましょう。

どんなに内容がよくても、敬語を間違えると勉強不足な就活生だと思われてしまいます。

敬語表現はビジネスマナーのなかでも基本中の基本です。

しっかり勉強・確認し、正しい敬語表現の就活メールを送りましょう。

【就活シーン別】就活生から企業へのメール例文

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実際に使うことができる就活メールの例文を紹介します。

自分の状況に合うものを選び、ぜひ参考にしてください。

 

【例文】エントリーシートを提出するとき

○○株式会社
人事部部長
△△様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科○年の就活 花子です。

応募書類のエントリーシートを添付にてお送りいたします。
お忙しいところ恐縮ですが、
ご査収のほどよろしくお願いいたします。

―――――――――――――――
就活 花子
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:123-4567-8910
メール:hanako@○○○○○○
―――――――――――――――

 

【例文】日程調整をお願いするとき

○○株式会社
人事部部長
△△様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科○年の就活 花子です。

お忙しい中、日程調整のご連絡を下さり、誠にありがとうございます。
私の都合で大変恐縮ではございますが、希望日時を挙げさせていただきます。

・9月1日(月)11:00~18:00
・9月2日(火)11:00~18:00
・9月3日(水)11:00~18:00
・9月4日(木)11:00~18:00
・9月5日(金)11:00~18:00

上記の日程でご調整いただけますと幸いです。
お忙しいところ大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

―――――――――――――――
就活 花子
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:123-4567-8910
メール:hanako@○○○○○○
―――――――――――――――

 

【例文】面接・インターンシップのお礼メールをするとき

○○株式会社
人事部部長
△△様

お世話になっております。
貴社のインターンシップに参加させていただいておりました、
○○大学○○学部○○学科○年の就活 花子と申します。

この度は、貴重な体験をさせていただき、誠にありがとうございました。
また、短い期間ではありましたが、ご丁寧にご指導くださり、ありがとうございました。

私は就職活動を始めたときから貴社に興味があり、今回インターンシップに参加致しました。インターンシップを通して、人材業界に関する知識や貴社のサービスのしくみなど、多くのことを学ぶことができました。さらに、座談会では、社内の雰囲気や社員の方の仕事に対する思いなどを社員の方から直接聞くことができ、より貴社の魅力を感じることができました。

△△様からいただきましたグループディスカッションのフィードバックも非常に参考になりました。貴社のインターンに参加して得た気付きを今後の就活に活かしていきたいと思います。

また、インターンシップ内でご案内いただいた選考にも、ぜひエントリーさせていただきたいと考えておりますので、引き続き何卒よろしくお願い申し上げます。

最後になりますが、貴社のますますのご発展と皆様のご多幸をお祈り申し上げます。

―――――――――――――――
就活 花子
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:123-4567-8910
メール:hanako@○○○○○○
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【例文】企業に問い合わせをするとき

○○株式会社
人事部部長
△△様

はじめまして。
来週9月8日から始まるインターンシップに参加させていただきます、
○○大学○○学部○○学科○年の就活 花子と申します。

本日は、貴社のインターンシップの事前課題についてお伺いしたく、ご連絡いたしました。

事前課題の説明書きには、「説明資料は5枚」と記載されていたのですが、説明会でいただいた封筒に入っていたのは4枚でした。もし5枚目があるようでしたら、メールにデータを添付して送っていただけますと幸いです。

お忙しいところ、お手数をお掛けいたしますが、お手隙の際にご返信いただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。

―――――――――――――――
就活 花子
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:123-4567-8910
メール:hanako@○○○○○○
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まとめ:就活メールは適した時間にマナーを守って送る

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就活をはじめ、ビジネスのメールマナーに不安がある就活生は多いと思います。

就活で企業へのメールを送るときは相手の事情を考え、マナーを守るようにしましょう。

メールを受け取ったらすぐに返信をすることを心がけていれば、就活もスムーズにおこなうことができます。

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