【例文あり】状況別 説明会をキャンセルする場合の正しいメールの書き方(当日/体調不良/別日程)

企業側が就活生のために開催する説明会やセミナー。企業分析をするための手段としても活用できますが、次の選考に進むために説明会への参加が必須になっている企業も少なくありません。そしてほとんどの説明会やセミナーに参加するためには事前の予約が必要です。しかし就活中は忙しく、参加を予定していた説明会をキャンセルせざるを得ないこともあるでしょう。ただしキャンセルの理由に関係なく、どんな場合でも企業への連絡は忘れてはいけません。そこで今回は、説明会をキャンセルする場合の正しいメールの書き方を、例文を交えてご紹介します。

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目次

説明会キャンセルのメール・連絡の7つのマナー

説明会キャンセルのメール・連絡の7つのマナー

「説明会に参加できない=ご縁がなかった」と、キャンセルのメールや連絡をしない、もしくは適当に済ませる就活生も少なくありません。しかし説明会を欠席することで、少なくとも企業側には迷惑がかかっています。そのためできる限り、企業にはキャンセルのメールを入れましょう。

注意点①企業説明会のドタキャンはNG

企業説明会のキャンセルで一番やってはいけないことが「無断欠席」です。企業側は、説明会の予約をした就活生のために、席や資料などを用意して待っています。小さなことだと思うかもしれませんが、この業務ひとつ取っても労力が必要です。また無断欠席をすることによって、次回以降のその企業の説明会に参加できなくなることもあります。無断欠席は企業だけでなく就活生にとっても大きなダメージとなる可能性があることを認識しておきましょう。

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注意点②説明会の前日の夕方までにメールで伝える

どのような理由であっても、事前連絡はマナーです。企業説明会への欠席が前日までに分かっているのであれば、不参加の連絡はメールで行いましょう。ビジネスマナーとしては電話をする方が良いですが、メールであれば「形に残る」ため、トラブルを避けることができます。また連絡する時間帯に関しても、相手への配慮が必要です。前日までと言っても夜遅い時間にするのではなく、夕方(17:30頃を目安)までに送ることで、担当者も説明会の前日までにあなたのキャンセルを把握することができます。

 

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注意点③当日キャンセルの場合はメールではなく電話

企業説明会の当日、急な体調不良などでキャンセルをせざるを得ない状況になることもあるでしょう。その場合、欠席の連絡はメールではなく必ず電話で行ってください。当日キャンセルであれば、担当者がメールを確認できないことを考慮しなければならないからです。もちろん、当日キャンセルしないことが望ましいのですが、どうしても欠席しなければいけないこともあると思います。ギリギリの連絡になってしまえば、あなたの就活生としての印象も悪くなることもあるので、早めの連絡を心掛けてください。

 

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注意点④メールの件名はわかりやすく

ビジネスメールにおいて件名は非常に重要です。LINEなどのメッセージアプリには件名を入れる箇所がないため、慣れていない就活生も多いかもしれませんが、件名は一目で内容を把握することができるので、手を抜かずに記載しましょう。企業担当者は常にメールチェックをしているわけではないので、必要だと思われるものを優先することも少なくありません。担当者にメールを開いてもらうためにも、一目で内容が分かる件名にしてください。

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注意点⑤本文は構成を意識する

キャンセルメールで入れるべき必要な内容は、以下の通りです。

  • 相手先の会社名・部署・名前
  • 自分の名前・大学
  • キャンセルの意向
  • キャンセル理由とお詫び

細かな部分は後述しますが、本文では最低限の構成を守ってください。メールを読んだ相手が不快を覚えず、しっかりと理解できる内容になっているかが大切です。特にキャンセルメールは相手側に一切の不備はないため、丁寧な言葉遣いを心掛けましょう。

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注意点⑥お詫びの気持ちを込めて書く

どのような理由であっても、説明会をキャンセルしたという事実に変わりはありません。ビジネスメールにおける最低限のマナーを守って作成する必要はありますが、何よりも相手に対するお詫びの気持ちを込めて書くことが大切です。たかがメールと思ってしまうかもしれませんが、誠心誠意伝えることで、今後の説明会で覚えておいてもらえるかもしれません。言葉使いに気を付けて、お詫びの気持ちをしっかりと伝えましょう。

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注意点⑦メールの最後には自分の署名

意外と忘れがちなのが、自分の署名です。メールの導入部分でも誰が送ったメールなのかを書く必要があります。しかし、メールの最後にも、名前や大学名、連絡先などを書かなければいけません。これは、ビジネスメールのマナーのひとつとしても知られています。

署名は直接会ってやり取りができない分、名刺の代わりとして役割を果たすという意味も含まれています。一度登録してしまえば、次回以降は自動でメールに署名が記載されますので、社会人のマナーとして覚えておきましょう。

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ビジネスメールは最低限のマナー。とは言っても、どのように書いて良いのか分からないという人もいるのではないでしょうか。ここでは、説明会キャンセルの理由別に、失礼のない誠実な断りメールの例文をご紹介していきます。

①当日緊急の用事ができた場合の例文

【件名】

○月○日 説明会キャンセルのお願い【○○大学・氏名】

 

【本文】

○○株式会社

人事部 採用ご担当者様

 

大変お世話になっております。

○○大学○○学部の○○○○と申します。

本日、貴社の会社説明会に参加予定でしたが、急用で伺えない状況となりました。お取り計らいをいただいたにも関らず、申し訳ございません。

また、本来であれば電話にてお詫びを申し上げるところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

ご了承のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

―――――――――――――――

○○○○

○○大学△△学部××学科4年

tel:xxx-xxxx-xxxx

mail:xxx@xxxxx.ne.jp

―――――――――――――――

②体調不良の場合の例文

【件名】

○月○日 説明会キャンセルのお願い【○○大学・氏名】

【本文】

○○株式会社

人事部 採用ご担当者様

大変お世話になっております。

○○大学○○学部の○○○○と申します。

本日、貴社の会社説明会に参加予定でしたが、体調不良のため欠席いたします。お取り計らいをいただいたにも関らず、申し訳ございません。

また、本来であれば電話にてお詫びを申し上げるところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

ご了承のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

―――――――――――――――

○○○○

○○大学△△学部××学科4年

tel:xxx-xxxx-xxxx

mail:xxx@xxxxx.ne.jp

―――――――――――――――

③個人的な理由(他社と説明会が重なったなど)での例文

【件名】

○月○日 説明会キャンセルのお願い【○○大学・氏名】

【本文】

○○株式会社

人事部 採用ご担当者様

大変お世話になっております。

○○大学○○学部の○○○○と申します。

先日、○月○日開催予定の会社説明会への参加を予約させていただきましたが、諸事情により欠席いたします。お取り計らいをいただいたにも関らず、申し訳ございません。

また、本来であれば電話にてお詫びを申し上げるところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

ご了承のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

―――――――――――――――

○○○○

○○大学△△学部××学科4年

tel:xxx-xxxx-xxxx

mail:xxx@xxxxx.ne.jp

―――――――――――――――

④試験日程と重なった場合の例文

【件名】

○月○日 説明会キャンセルのお願い【○○大学・氏名】

【本文】

○○株式会社

人事部 採用ご担当者様

大変お世話になっております。

○○大学○○学部の○○○○と申します。

先日、○月○日開催予定の会社説明会への参加を予約させていただきましたが、大学の試験日程が変わり、貴社の説明会の日程と重なってしまったため、参加が困難となってしまいました。

お取り計らいをいただいたにも関らず、申し訳ございません。

また、本来であれば電話にてお詫びを申し上げるところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

ご了承のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

―――――――――――――――

○○○○

○○大学△△学部××学科4年

tel:xxx-xxxx-xxxx

mail:xxx@xxxxx.ne.jp

―――――――――――――――

⑤身内に不幸があった場合の例文

【件名】

○月○日 説明会キャンセルのお願い【○○大学・氏名】

【本文】

○○株式会社

人事部 採用ご担当者様

大変お世話になっております。

○○大学○○学部の○○○○と申します。

本日、貴社の会社説明会に参加予定でしたが、身内に不幸があったため欠席させていただきます。お取り計らいをいただいたにも関らず、申し訳ございません。

また、本来であれば電話にてお詫びを申し上げるところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

ご了承のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

―――――――――――――――

○○○○

○○大学△△学部××学科4年

tel:xxx-xxxx-xxxx

mail:xxx@xxxxx.ne.jp

―――――――――――――――

⑥説明会日程の再調整のメール例文

○○株式会社

人事部 採用ご担当者様

大変お世話になっております。

○○大学○○学部の○○○○と申します。

先日、○月○日開催予定の会社説明会への参加を予約させていただきましたが、諸事情により欠席いたします。お取り計らいをいただいたにも関らず、申し訳ございません。

また、本来であれば電話にてお詫びを申し上げるところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

もし来週以降の日程で説明会が開催される際は、必ず出席させていただきたいと思います。

お手数をおかけし大変申し訳ございませんが、ご了承のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

―――――――――――――――

○○○○

○○大学△△学部××学科4年

tel:xxx-xxxx-xxxx

mail:xxx@xxxxx.ne.jp

―――――――――――――――

 

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まとめ

まとめ

どれだけ丁寧にメールを作成したとしても、本当にこれで良いのかと不安に思うこともあると思いますが、そのときは本文中に例を出したテンプレートを活用してみるのも一つの手です。例文を参考にして、キャンセルの旨や謝罪の気持ちをしっかりと伝えましょう。正しいビジネスマナーを身に付けて、内定を勝ち取ってくださいね。

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