【例文有り】就活メールは件名で差が出る!読んで貰える4つのポイント

就活が始まると、企業とのメールのやりとりが頻繁になってきます。どんなメールを送れば企業の担当者に読んで貰いやすくなるのか、知りたい学生の方も多いかと思います。

そこで当記事では、企業の担当者に読んで貰いやすくなるメールを作成するポイントを解説していきます。ポイントを押さえておくと、少しのテクニックで就活をスムーズに進めることができ、結果的に有利に就活を行うこともできます。就活メールで周りに差をつけられるポイントを見ていきましょう。

目次

なぜ件名で差が出てしまうのか

なぜ件名で差が出てしまうのか

メールは送るタイミングや言葉遣い、宛名や署名など、様々な要素で構成されています。その中でも今回は、「読んで貰える」ということを意識する上で一番重要ともいえる「件名」に注目していきます。

学生とは違い、社会人は一日に何十件、多い人だと何百件もメールを受信しており、メールボックスは常に新しいメールであふれかえっています。メールボックスに表示されるのは「差出人名(またはメールアドレス)」と「件名」。そのため、いかにクリックして貰いやすく、読んで貰いやすい件名を書くかが重要なポイントになるのです。

読んで貰える件名を付ける4つのポイント

読んで貰える件名を付ける4つのポイント

たくさんのメールが届き、常に忙しい社会人にメールを読んで貰うには、件名の付け方が重要だということをわかっていただけたでしょうか。それでは、どうしたら読んで貰いやすい件名を書くことができるのかを早速見ていきましょう。いくつかの観点から解説しますので、あなたの書いた就活メールの件名と照らし合わせてチェックしてみてくださいね。

 

①件名だけで用件が伝わるようにする

先ほどお話したように、社会人のメールボックスにはたくさんのメールがたまっています。そのメールの内容を最後まで全て読まないと用件が分からないようでは、メールチェックにかなり時間がかかってしまいますよね。

こういった理由から、ビジネスマナーとして、件名だけを見ればどんな用件でメールしているのかを分かるように配慮をするのが常識です。そうすれば、件名を見るだけで用件ごとにメールを仕分けることができ、作業を効率的に行うことができるのです。

 

②メールの目的・要望を明確かつシンプルにする

件名を書くときは、送ったメールが何の目的を持っているのかが分かるようにしましょう。例えば、「OB訪問について」とだけしか件名に書かれていないと、結局OB訪問の何について話したいのかが相手にはわかりません。

「OB訪問のお願い」や「OB訪問のお礼」など、相手がメールの目的や要望を理解できるようにしましょう。また、「OB訪問をさせていただきたいのですが、よろしいでしょうか」など、長々しい件名は読みづらさを感じさせてしまいます。明確でシンプルな件名を心がけましょう。

③用件の主題を具体的に書く

メールで何の話をしたいのか、具体的に分かるような件名にしましょう。主題のない抽象的な挨拶だけの件名などは、意外とやりがちなミスの一つです。

例えば、OB訪問のお礼をしたい場合は、「本日はお時間いただきありがとうございました」だけしか書かれていないと何についてのお礼かが分からないため、「本日のOB訪問のお礼」など、用件の主題を具体的に入れるようにしましょう。

④差出人名は所属も忘れずに

件名には、差出人名を必ず入れるようにしましょう。メールボックスには差出人名が自動で表示されることもありますが、アドレス登録をしていないとそのままメールアドレスが表示されますので、就活で企業へメールを送る際は差出人名が必須になります。

この時に気を付けたいのが、所属を一緒に記載することです。就活メールであれば、所属として大学名を記載すると良いでしょう。「○○大学 佐藤太郎」というように記載しましょう。

 

NGな件名は回避しましょう

NGな件名は回避しましょう

さて、メールを読んで貰いやすい件名を書くためのポイントを見てきました。基本的には、上記で紹介したポイントを意識すれば良い件名を作成できる土台はできていると思います。

しかし、それだけではまだ安心できません。それでは反対に、どのような件名がNGなのか、という視点からも見てみましょう。

挨拶や抽象的な件名のみでは内容が伝わらない

就活生がやりがちなミスの一つが、「本日はよろしくお願い致します」「本日はありがとうございました」など、挨拶のみを書いている件名です。企業の採用担当者は、OB訪問や説明会、面接など様々な就活のイベントで、多くの学生と関わっています。

つまり、誰が何に対して挨拶をしているのか瞬時に理解するのは極めて難しいと考えられます。何について「よろしくお願い致します」なのか、何について「ありがとうございました」なのかを明確に記載し、相手が理解しやすいようにしましょう。

 

面識のない相手に自己紹介を始めてしまう件名

こちらも就活生が陥りがちなポイントなのですが、面識のない相手に対してメールを送る際に「○○大学の佐藤太郎です」など、件名で自己紹介を始めてしまう人がいます。

確かに面識のない相手に対して挨拶をすることは大切ですが、これまで述べてきたように、件名では用件を明確に伝えることが重要です。挨拶はメールの文面でしっかりとすれば問題ありませんので、件名には用件をきちんと記載しメールを読んで貰えるようにしましょう。

 

ずっと返信(Re:)が続くとタイトルが流れてしまうので注意

メールの返信をするときは、件名は編集せずそのままで問題ありません。返信モードにすると「Re:○○」という表記が自動的に件名に反映され、何のメールへの返信なのかがすぐに分かるためです。

しかし、やり取りをするたびに「Re:」というマークが頭に増えていきますので、1件のメールについて何度もやりとりをすると件名が見えづらくなってしまいます。そのような時は適当な所で「Re:」マークを少しずつ消し、件名が読みづらくならないように調整しましょう。

やり取り中は毎回件名を変えない

1件のメールについて複数回やりとりをする場合は、件名を変更しないように注意しましょう。いきなり件名が変わってしまうと、これまでの流れとの関連が分からなくなってしまい、相手を混乱させてしまう恐れがあります。

また、先ほど返信の際につく「Re:」のマークは適当な所で削除しても問題ないとお話しましたが、すべて消してしまうと返信ではなく新規のメールだと勘違いをしてしまうため、こちらも注意が必要です。

 

就活メールの件名によくあるパターンの例文が知りたい!

さて、メールを読んで貰いやすい件名を書くためのポイントと、NGポイントをそれぞれ解説してきました。

それではいよいよ、就活メールでよくある件名の例文をパターン別に見ていきましょう。自信のない方や初めて件名を書く方は、こちらの例文を参考にご自身の状況に合わせてアレンジしてみてはいかがでしょうか。

【例文①】お願い・要望を伝える時

相手に何かお願いしたいことがある場合は、相手のアクションを求めるということですから、特にメールを早く読んで貰う必要があります。「お願い」や「ご依頼」などの言葉で件名を締めくくり、要望があるということが相手に一瞬で伝わるような内容にしましょう。

 

・【A大学・佐藤太郎】OB訪問のお願い

・【B大学・山田花子】5/1面接の日程変更のご依頼

 

【例文②】お礼を伝える時

感謝の気持ちを伝える際には、「何のお礼なのか」を明確にしましょう。様々な学生と様々な形で関わっており、日々色々なお礼メールを受けている採用担当者には、あいまいな言葉では何の事を言っているのかピンとこない可能性があります。「あの件だな」と、すぐに何のことを言っているのか分かるように配慮が必要です。

・【A大学・佐藤太郎】本日の説明会のお礼と感想

・【B大学・山田花子】内定のお礼

・【C大学・田中一郎】インターンシップ参加のお礼

 

【例文③】質問事項がある時

メールで質問をするという事は、返信を求めているということですので、それが相手に伝わることが大切です。「ご質問」「お伺い」「教えてください」などの言葉を入れ、「教えてほしい」という依頼が瞬時に伝わるように件名を作成しましょう。

・【A大学・佐藤太郎】明日の面接の持ち物のご質問

・【B大学・山田花子】5月の説明会開催予定についてお伺い

 

【例文④】お詫びを伝える時

迷惑をかけてしまった場合など、お詫びを伝える時は「○○のお詫び」という書き方が一般的です。就活では、選考を途中で辞退することがしばしばあります。

その際には、「辞退します」だけで終わらせず、「辞退のお詫び」というように、件名に謝罪の気持ちも込めるようにしましょう。

・【A大学・佐藤太郎】選考辞退のお詫び

・【B大学・山田花子】明日の説明会辞退のお詫び・日程変更のご相談

 

当日になって体調不良で欠席する場合のメール

当日になって体調不良で欠席する場合のメール

メールを送る際の件名の書き方をパターン別に紹介してきましたが、当日になって予定を変更する場合はメールではなく、まず電話で直接謝罪をするようにしましょう。

メールは相手がいつ確認するか分からなかったり、見落とされてしまったりする可能性があるため、急な変更は電話で直接伝え、相手に伝わったということを確認することが重要です。どうしても担当者と連絡がつかない場合はメールを入れておき、時間をおいてまた電話をかけてみましょう。

件名は形さえ覚えれば簡単に作れる

件名は形さえ覚えれば簡単に作れる

読んで貰いやすい件名の作り方のコツは、つかめてきたでしょうか。例文を見てみると分かるのが、一度形さえ覚えれば、様々なケースに合わせて汎用できるということです。

件名には、そのメールの具体的な「用件の主題」と「目的」の2つの要素が入っていれば基本的にはOKなのです。「〇〇(用件の主題)の△△(目的)」という形さえ意識すれば、相手に用件が伝わりやすく、読んで貰いやすい件名を作成することができます。

 

まとめ

まとめ

さて、企業の担当者に読んで貰いやすくなるメールを作成するため、「読んで貰える」ということを意識する上で一番重要な「件名」に注目して解説をしてきました。

読んで貰える件名を書くのにはコツがあり、それさえ押さえれば意外と簡単に書けるということをお分かりただけたかと思います。読んで貰いやすい件名でメールを送り、就活を有利に進められるよう頑張ってください。

この記事に関するキーワード

  • 基礎知識