【例文あり】説明会キャンセルの方法2025・2026年｜メール・電話連絡のビジネスマナー

企業説明会をキャンセルする時の基本ルールはこれ！
理由に関係なく、必ず連絡を入れる！

「参加できなくなった = もうその会社とは関係ない」と思って、連絡せずに説明会を休んだり、適当なメール一本で済ませてしまう就活生がいます。でも、これは大きな間違いです。

説明会をキャンセルすることで、企業には確実に迷惑をかけています。きちんとした連絡をすることは、社会人になるために身につけておくべき基本的なマナーです。

絶対にやってはいけない「無断欠席」！！

企業説明会で最もNGなのが「連絡なしで休むこと」です。

企業の担当者は、あなたが参加すると思って以下の準備をしています。

• 参加者数に合わせた会場や配信システムの準備
• 資料の印刷や配布用データの作成
• 担当者のスケジュール調整
• 質疑応答や個別相談の時間確保

「たった一人分だから大したことない」と思うかもしれませんが、これらすべてに時間と労力がかかっています。

無断欠席のリスク

• その企業の今後の説明会に参加できなくなる可能性
• 選考で不利になる可能性
• 「責任感のない学生」という印象を持たれる
• 就活生としての信頼を失う

一度の無断欠席が、あなたの就活に大きな悪影響を与える可能性があることを覚えておきましょう。

当日キャンセルは電話連絡が必須！

説明会当日に急に参加できなくなった時は、メールではなく電話で連絡しましょう。

どうしてメールではなく電話なのでしょうか？

それは説明会当日の担当者はとても忙しいからです！

• 説明会の準備や最終確認
• 参加者への対応
• システムや機材のトラブル対応
• 突発的な問題への対処

こんな状況でメールをチェックする時間はほとんどありません。メールで連絡しても、担当者が気づくのは説明会が終わってから。これでは「無断欠席」と変わりません。

当日キャンセルでも好印象を残せる！
急な体調不良やネット環境のトラブル、交通機関の遅延など、予期せぬ事態は誰にでも起こることです。問題はどう対応するか。

📞 すぐに電話した場合 「大変な状況でも、ちゃんと連絡してくれるんだな。しっかりした学生だ」
❌ 連絡が遅れた場合 「この学生は責任感がないな…社会人になっても心配」

ピンチはチャンス！
トラブルが起きた時こそ、あなたの人柄がよく分かります。慌てずに誠実に対応すれば、「この学生は信頼できる」と思ってもらえるかもしれません。

焦らず、丁寧に連絡することを心がけましょう！

企業にキャンセルメールを送る時は、いくつか守るべきルールがあります。「失礼な学生だな」と思われないように、基本的なマナーを覚えておきましょう。

前日までなら夕方17時頃までにメールでOK

参加できないことが前日までに分かったら、夕方（17時頃）までにメールで連絡しましょう。

なぜ前日ならメールでいいの？

• 時間に余裕がある：担当者がメールを確認して対応する時間がある
• 記録が残る：「連絡した・していない」のトラブルを防げる
• 相手の負担が少ない：電話に出られない時間でも確認できる

メールを送る時間に注意！

企業の営業時間内（9時〜17時）に送ろう
❌ 深夜や早朝はNG → 担当者に「常識がない学生」と思われる可能性

深夜や早朝はNG → 担当者に「常識がない学生」と思われる可能性

前日連絡で企業が助かること

担当者は事前に連絡をもらえると、以下の調整ができます。

• 参加人数の把握
• 座席や資料の準備変更
• 他の参加希望者への案内

「まだ時間があるから大丈夫」は危険！
前日でも連絡しないのは絶対にダメです。欠席が決まったら、すぐに連絡を入れることが大切です。

件名で第一印象が決まる！

件名を見ただけで「何の連絡なのか」が分かるように書きましょう。

なぜ件名が重要なのでしょうか？

企業の担当者は毎日たくさんのメールを受信しています。
件名が曖昧だと…

• 重要なメールだと気づかない
• 後回しにされる
• 最悪の場合、見落とされる

良い件名の例

「【説明会欠席のご連絡】○月○日開催分について（○○大学 田中太郎）」

悪い件名の例

「お疲れ様です」「ご連絡」「すみません」

件名だけで、あなたの印象が決まることもあります！

メール本文に必ず入れる4つの内容

キャンセルメールには、必ず以下の内容を入れましょう。
✅ 必須項目チェックリスト

1. 宛先：会社名・部署・担当者の名前
2. 自己紹介：自分の名前・大学名
3. 用件：「説明会をキャンセルします」という意向
4. お詫び：キャンセル理由と謝罪の言葉

大切なポイント

• 手が読みやすい構成にする
• 丁寧な言葉遣いを心がける
• キャンセルは企業に迷惑をかけることを忘れない

企業側には何の落ち度もありません。だからこそ、より丁寧な対応が求められます。

お詫びの気持ちが一番大切

理由が何であれ、説明会をキャンセルすることには変わりありません。

なぜお詫びが重要なの？

• 企業は時間と労力をかけて準備している
• 真摯な態度を示すことで印象を回復できる
• 今後もその企業とのご縁が続く可能性がある

誠実なお詫びの気持ちを伝えることでこんな効果も期待できる

1. ✅ 担当者に名前を覚えてもらえる
2. ✅ 「きちんとした学生」という印象を残せる
3. ✅ 次回の機会につながる可能性も

言葉遣いに注意して、心からのお詫びを伝えましょう。

署名は「デジタル名刺」

メールの最後には必ず署名をつけましょう。

署名に入れるべき内容

• 名前（フルネーム）
• 大学名・学部・学科
• 電話番号
• メールアドレス

なぜ署名が必要なの？

署名はデジタル版の名刺のような役割です。直接会えない分、あなたがどんな人なのかを相手に伝える大切な情報になります。

便利な機能を活用しよう

一度署名を設定すれば、次回以降は自動でメールに追加されます。社会人になってからも必須のマナーなので、今のうちに慣れておきましょう！

📝 署名の設定方法が分からない場合は、使っているメールサービスのヘルプを確認してみよう。

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説明会キャンセルの理由として、失礼のない誠実な断りメールの例文をご紹介していきます。自分の状況に合った例文を参考にして、キャンセルメールを作成してください。

体調不良の場合の例文

【件名】

○月○日　説明会キャンセルのお願い【○○大学・氏名】

【本文】

○○株式会社

人事部　採用ご担当者様

大変お世話になっております。

○○大学○○学部の○○○○と申します。

本日、貴社の会社説明会に参加予定でしたが、体調不良のため欠席いたします。ご案内いただいたにもかかわらず、申し訳ございません。

また、本来であれば電話にてお詫びを申し上げるところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

ご了承のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

―――――――――――――――

○○○○

○○大学△△学部××学科4年

tel：xxx-xxxx-xxxx

mail：xxx@xxxxx.ne.jp

―――――――――――――――

個人的な理由（他社と説明会が重なったなど）での例文

【件名】

○月○日　説明会キャンセルのお願い【○○大学・氏名】

【本文】

○○株式会社

人事部　採用ご担当者様

大変お世話になっております。

○○大学○○学部の○○○○と申します。

先日、○月○日開催予定の会社説明会への参加を予約させていただきましたが、諸事情により欠席いたします。お取り計らいをいただいたにも関らず、申し訳ございません。

また、本来であれば電話にてお詫びを申し上げるところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

何卒よろしくお願い申し上げます。

―――――――――――――――

○○○○

○○大学△△学部××学科4年

tel：xxx-xxxx-xxxx

mail：xxx@xxxxx.ne.jp

―――――――――――――――

試験日程と重なった場合の例文

【件名】

○月○日　説明会キャンセルのお願い【○○大学・氏名】

【本文】

○○株式会社

人事部　採用ご担当者様

大変お世話になっております。

○○大学○○学部の○○○○と申します。

先日、○月○日開催予定の会社説明会への参加を予約させていただきましたが、大学の試験日程が変わり、貴社の説明会の日程と重なってしまったため、参加が困難となってしまいました。

お取り計らいをいただいたにも関らず、申し訳ございません。

また、本来であれば電話にてお詫びを申し上げるところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

何卒よろしくお願い申し上げます。

―――――――――――――――

○○○○

○○大学△△学部××学科4年

tel：xxx-xxxx-xxxx

mail：xxx@xxxxx.ne.jp

―――――――――――――――

身内に不幸があった場合の例文

【件名】

○月○日　説明会キャンセルのお願い【○○大学・氏名】

【本文】

○○株式会社

人事部　採用ご担当者様

大変お世話になっております。

○○大学○○学部の○○○○と申します。

本日、貴社の会社説明会に参加予定でしたが、身内に不幸があったため欠席させていただきます。ご案内いただいたにもかかわらず、申し訳ございません。

また、本来であれば電話にてお詫びを申し上げるところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

何卒よろしくお願い申し上げます。

―――――――――――――――

○○○○

○○大学△△学部××学科4年

tel：xxx-xxxx-xxxx

mail：xxx@xxxxx.ne.jp

―――――――――――――――

説明会日程の再調整のメール例文

【件名】

○月○日　説明会キャンセルのお詫びと別日程参加のお願い【○○大学・氏名】

【本文】

○○株式会社

人事部　採用ご担当者様

大変お世話になっております。

○○大学○○学部の○○○○と申します。

先日、○月○日開催予定の会社説明会への参加を予約させていただきましたが、諸事情により欠席いたします。お取り計らいをいただいたにも関らず、申し訳ございません。

また、本来であれば電話にてお詫びを申し上げるところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

もし来週以降の日程で説明会が開催される際は、必ず出席させていただきたいと思います。

お手数をおかけし大変申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。

―――――――――――――――

○○○○

○○大学△△学部××学科4年

tel：xxx-xxxx-xxxx

mail：xxx@xxxxx.ne.jp

―――――――――――――――

正しいマナーを守ったキャンセルメールを送ることで、企業担当者から悪い印象を持たれなくなります。
例文を参考にして、キャンセルの旨や謝罪の気持ちをしっかりと伝えましょう。
正しいビジネスマナーを身に付けて、内定獲得の糧にしてください。

Q. 企業説明会のキャンセルで1番行ってはいけないことは何ですか？

Q. 当日キャンセルの連絡方法はどのようにすべきですか？

Q. 企業説明会をキャンセルする際の適切なタイミングはいつですか？

Q. 説明会のキャンセルメールはどの時間帯に送るべきですか？

Q. 就活の説明会キャンセルのメールの件名はどのように書けばよいですか？

Q. キャンセルメールで入れるべき必要な内容は何ですか？

Q. メールの最後に署名は必要ですか？

Q. 説明会のキャンセル理由として適切なものは何ですか？

Q. 会社説明会に参加しないとどんな影響がありますか？

Q. 合同説明会のキャンセルは選考に影響しますか？

Q. 説明会を無断欠席してしまった場合、どのようにすればよいですか？

Q. 「都合がつかない」の適切な表現は何ですか？