就活で使用するメールアドレスはどのように決めればいいのか【まとめ】

就活をしていく上で、企業との連絡や情報収集に欠かせないのはメールです。

この就活メールで使うアドレスを自分が今持っているもので活用していこうと考えていないでしょうか。

現在自分がプライベートで使用しているメールアドレスで登録してしまうと、プライベートのメールに企業からの連絡が混ざってしまい、見落としてしまう懸念があります。その点から考えても、就活用に新しくメールアドレスを作成する方が管理しやすい、というメリットがあります。

就活でおすすめのメールアドレスはGmailです。就活生に大学から配布・支給されるメールアドレスもありますが、管理面でのメリットがGmailの方が大きいからです。

上記のように比較してみても、大学のメールアドレスの場合大学内のパソコンでしか管理ができないものもあるなど、利便性に少し欠ける面もあります。ただし、学校名がメールアドレスに表示されるため、所属証明になるメリットもあるので、使用状況に応じて使い分けるのもおすすめです。

また、Gmailのメリットは大学のメールアドレスも一括管理できる点にもあります。メールアドレスを追加登録し、返信のデフォルトを「メールを受信したアドレスから返信する」に変更すれば、Gmailと大学メール両方を使い分けることができます。

就活中でも、ゼミや課題で大学のメールアドレス使用が必須の場合にも対応できるので、是非活用してみてはいかがでしょうか。

携帯のキャリアごとに設定できるメールアドレスは、就活に使用するのには適していません。その理由は以下のようなものが挙げられます。

• プライベートのメールと混ざってしまう
• 受信容量が少ない
• 基本的に携帯電話でしか管理できない

携帯会社のキャリアメールは受信容量が少ないため、企業から重要なデータが容量の大きなファイルで送信されてきた時、受信できない可能性があります。

また、データのやりとりをパソコンで行うこともあるので、携帯電話でしか管理ができないメールアドレスは避けたほうがベターです。

就活で使うメールアドレスは、「大学で支給されているメールアドレス」もしくは「Gmailなどのフリーアドレス」のどちらかが好ましいと言えるでしょう。ここでは、就活で使いやすい2つのメールアドレスそれぞれの特性を紹介します。

• 大学で支給されているメールアドレスを使用

信頼性の高さが大きなメリット。企業の採用担当者から見て、所属大学がひと目で分かるので就活での使用に適している。

• フリーアドレスを使用

スマホアプリやパソコンで共通管理がしやすい。受信容量も大きいので、ファイルデータなどのやり取りも問題なく行える。ただし、フリーアドレスの中にはメール文面に「広告が表示されてしまう」ものもあるので注意が必要。

また、企業からのメールが迷惑メールフォルダに分類されてしまうこともあるので、そちらもチェックするようにしましょう。

就活で使用するメールアドレスを新しく作るとき、アドレスをどのようなものにすればいいか悩みますよね。そのような人に向けて、ここでは作成時の注意点を4つ紹介します。注意点をおさえて、就活で安心して活用できるメールアドレスを作成しましょう。

①奇抜、変わったアドレスにしない

メールアドレスだけで所属や名前が分かるものの方が、就活には適しています。その点からあまりに逸脱しているものは避けるようにしましょう。

例えば、身内でしか分からない暗号のようなものや、ペット・恋人の名前など自分以外の名前を使用するのもNGです。採用担当者は数十、数百のメールを管理していることもあるので、ひと目で分かるように配慮する心遣いも大切です。

②シンプルなメールアドレスにする

いろいろな単語を組み合わせて複雑にせず、シンプルなものを作成するようにしてください。例えば、説明会で用紙にメールアドレスを記入して提出した場合、企業の採用担当者はそのアドレスを打ち込んで登録する必要があるからです。

複雑なものだと登録ミスでメールが届かない、登録の手間がかかってしまうなどのデメリットがあります。シンプルで分かりやすいものがベターです。

③メッセージ性の強い内容は避ける

メールアドレスに、メッセージ性の強い内容を加える必要はありません。

＜例＞

• love、daisukiなど不必要なもの
• 性的な意味合いを持つもの
• ^_^　o_oなどの顔文字

メールアドレスに上記のようなものが含まれていると、メールの内容よりもアドレスに焦点があたってしまう可能性があります。また、就活に不要な内容のため採用担当者の心象を悪くすることもあるので、除外しておくと安心です。

④ただ文字が羅列されたメールアドレスはNG

特に意味のない文字の羅列を繋げただけのメールアドレスも避けましょう。

＜例＞

• ljhfgnasd@~
• 18761847327@~

上記のようなものもアドレス登録のミスや、採用担当者の手間を減らす意味で避けたほうが良い例です。相手側にとってだけでなく、自分が複数のプレエントリー、本エントリーをしていく上で覚えにくいからです。

また、自分が作ったメールアドレスにも関わらず登録ミスに繋がる恐れもあるので、文字を並べただけのメールアドレスは作らないようにしてください。

就活中に使うメールアドレスであれば、名前や所属などひと目で個人が分かるものがおすすめです。

＜例＞

• syuukatuuniv.syuukatutarou@~
• syuukatutarou.0101@~

アルファベットだけでなく数字との組み合わせも有効です。

誕生日と組み合わせるのが一般的で、インターンやプレエントリーで登録番号があれば、それを使用するのもOKです。

ただし、暗証番号などの機密性の高いものは避けるようにしてください。

就活中に使用するメールアドレスは、基本的には変更しないようにしましょう。やむを得ず変更する必要になってしまった場合、登録している企業にも知らせなければなりません。

ただ、突然登録のないメールアドレスからメールが送られてきても迷惑メール扱いになってしまう可能性があります。

通知する際は以下のような点に注意しましょう。

• 件名に「メールアドレス変更のお願い・お知らせ」と入れる
• 本文に変更前・変更後両方のアドレスを記載
• 電話番号を記載しておく
• いつから新しいメールアドレスに変わるのか日時を添える

特に電話番号は、新しいメールアドレスの登録が、記載ミスで上手く行かなかった時の連絡手段として有効です。

また、新しいメールアドレスに変わる前に通知しておくことで、登録済みの旧アドレスからメールを送れるので、迷惑メールと間違われるのを回避することができます。

就活用のメールアドレスを作成できたら、そこで終了ではありません。今後活用していくための事前準備を先に済ませるようにしましょう。特に大切な準備は「署名の作成」と「スマホにアプリを入れておく」の2点です。

署名を入れる

メールに署名を入れるというのは、メールを送信した時、本文の最後に出てくる文章を設定することです。この署名には、所属大学や学部・名前・住所・電話番号などの情報を記載しましょう。

これらの情報は、毎回メールを作成するたびに文末に記載している手間を省くことができるので、複数の企業とやりとりする際にも便利です。

スマホにアプリをいれる

スマホアプリがあるGmailなどのフリーメールアドレスを作成したときは、アプリでスマホとパソコン両方から管理できる状態にしておきましょう。そうすれば、資料作成でファイル送付を行う場合はパソコンから、外出時にメールを確認したい時もスマホからチェックすることができます。

また、Googleカレンダーアプリを取得すれば、スケジュールもスマホと同期できるので一括管理が可能になります。(iPhoneやiPadは、Appleカレンダーと同期が必要)

複数社とやりとりする上で毎回入力する必要のある項目は、事前にテンプレートを作っておくと時短に繋がります。特に宛名や件名は、内容がある程度絞れる項目なので作成しておきましょう。

◯◯株式会社

△△部　□□課

～～　～～様

 

上記のような、複数回使うと考えられるものは準備しておけば、メール管理の手間を削減することができます。

就活のメールアドレスは手間を感じても、後々の管理を考えると新しく作成するのがおすすめです。メールくらいなら管理できるから大丈夫、と思う人もいるでしょう。しかし、就活中は数十～数百社とやりとりすることもあります。

スケジュールの見落としなどのミスが発生しないようにする意味でも、就活用のメールアドレスは、しっかり専用のものを用意しておきたいですね。